Onderhoudsmeldingen zijn het lastigste servicemoment in vastgoedbeheer. Een servicedesk is afhankelijk van medewerkers die de telefoon opnemen, het probleem vaststellen, op basis van het huurcontract bepalen wie verantwoordelijk is, de juiste aannemer kiezen, akkoord van de eigenaar regelen en de afspraak inplannen. Dat kost veel tijd, schaalt slecht en hangt volledig af van wie er dienst heeft.

Meldingen komen buiten kantooruren binnen. Informatie is onvolledig. Meerdere partijen moeten worden betrokken voordat er iets opgelost kan worden. Iedereen verliest tijd.

De vraag: kan AI dit proces van begin tot eind ondersteunen, en deels automatiseren, zonder in te leveren op controle en kwaliteit?

‍

Een autonome voice-agent die het hele proces uitvoert

We ontwierpen en bouwden een proof of concept rond een autonome AI-voice-agent, volledig gekoppeld aan bestaande systemen en databronnen. De agent beantwoordt niet alleen vragen, maar voert het proces van begin tot eind uit:

• Melding aannemen: de voice-agent neemt direct op. 24/7 bereikbaar, geen wachtrij.
• Probleem vaststellen: gerichte vragen bepalen precies wat er aan de hand is: loodgieterswerk, elektra, verwarming.
• Informatie verzamelen: dynamische vervolgvragen halen alles op wat nodig is om de melding in één gesprek af te handelen.
• Huurcontract controleren: het systeem zoekt het huurcontract op om verantwoordelijkheid en kosten te bepalen. Geen handmatige controles.
• Aannemer selecteren: de AI kiest de best passende aannemer op basis van type melding, beschikbaarheid en voorkeuren van de eigenaar.
• Akkoord eigenaar: waar nodig wordt de eigenaar om akkoord gevraagd voordat er werk wordt ingepland.
• Afspraak inplannen: na akkoord plant de agent de aannemer in en bevestigt de details met de huurder.

‍

Zelfs als proof of concept was de impact duidelijk

De PoC beantwoordde de vraag die veel huurdergerichte organisaties stellen: kunnen AI-agents complexe operationele processen met meerdere stappen regisseren, en niet alleen simpele vragen beantwoorden? Ja.

• Continue bereikbaarheid voor huurders, ook buiten kantooruren
• Minder handwerk voor servicedeskmedewerkers bij meldingen binnen scope
• Melding, controle, selectie en akkoord afgehandeld in één interactie
• Gestructureerde meldingsdata, wat de datakwaliteit verderop in het proces verbetert

‍

Waarom dit ertoe doet

Dit project laat zien hoe AI verder kan gaan dan losse automatisering en een coördinerende rol kan pakken tussen systemen, contracten, leveranciers en mensen. Wij gebruiken proofs of concept om innovatie tastbaar te maken: snel valideren wat werkt, waar waarde ontstaat en hoe een oplossing verantwoord kan worden opgeschaald.

Benieuwd wat een AI-agent voor jullie servicedesk kan betekenen? Plan een gesprek en we laten het je zien.